不同的企業(yè)獲得ISO管理體系認證證書的目的不同,比如:
—為了參加投標能獲得加分以確保中標的幾率,
不論當(dāng)初辦理ISO管理體系認證證書處于什么目的,在獲得ISO管理體系認證證書后,企業(yè)應(yīng)該做什么以確保ISO管理體系真正成為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展實現(xiàn)強大優(yōu)的助推力,才是所有獲證企業(yè)必須深思的重要話題,否則就有可能導(dǎo)致ISO管理體系只是一個體系而已,與企業(yè)的實際運行情況永遠是兩層皮,不但不能助力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展,還會給企業(yè)的正常運作帶來無法估量的負面影響,比如:
—企業(yè)為了保持ISO管理體系認證證書,必須要順利通過認證機構(gòu)一年一度的監(jiān)督審核
—企業(yè)為了應(yīng)對客戶定期的驗廠審查,必須要保持ISO管理體系認證證書的有效性
最起碼,在相關(guān)方到現(xiàn)場審核驗證前,準備好ISO管理體系現(xiàn)場審查所需的一切證據(jù),這點是毋庸置疑的,也是必須要做到的。
假如ISO管理體系真正融入到企業(yè)的各項業(yè)務(wù)過程中,可以隨時迎接任何相關(guān)方的現(xiàn)場審查驗證,不用刻意加班加點備資料、補記錄,甚至要提前臨陣培訓(xùn),最怕的就是ISO管理體系與企業(yè)的各項業(yè)務(wù)過程沒有真正融合,ISO管理體系是ISO管理體系的要求,企業(yè)各項業(yè)務(wù)過程有各項業(yè)務(wù)過程的要求,互不影響,互不覆蓋,試想,相關(guān)方到現(xiàn)場審核驗證,能不額外抽出時間、抽出人手備資料、補記錄?這些不就影響了企業(yè)內(nèi)部的正常運作,影響了相關(guān)人員的工作心情,增加了相關(guān)人員的工作負擔(dān),這種臨陣磨槍的做法,對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展會產(chǎn)生什么后果?對企業(yè)團隊的凝聚力會帶來什么影響?一切都不言而喻。
所以,不論當(dāng)初處于何種目的獲得了ISO管理體系認證證書,不論采取什么做法獲得了ISO管理體系認證證書,都已成為過往,“既往不咎”,也沒有必要咎了,畢竟達到了企業(yè)當(dāng)初的某種目的,關(guān)鍵是獲證后企業(yè)該怎么做?企業(yè)需要做什么?以保證ISO管理體系真正符合企業(yè)的實際運行情況,以保證ISO管理體系的要求能真正落實到企業(yè)的日常運作過程中,以保證ISO管理體系的要求真正企業(yè)各項業(yè)務(wù)過程的運作融合為一體,以實現(xiàn)“ISO管理體系真正成為企業(yè)發(fā)展前行的助推力”這一目標,才是所有獲證企業(yè)必須要考慮的頭等大事,否則就會導(dǎo)致“ISO管理體系成為企業(yè)發(fā)展前行的絆腳石”的后果。
若企業(yè)內(nèi)部不具備專業(yè)化的能力,可以尋求外部專業(yè)的、負責(zé)的、敬業(yè)的、貼心的咨詢、輔導(dǎo)與培訓(xùn)機構(gòu),雙方密切貼心合作,建立貼合公司實際、有效、落地的ISO管理體系。
由于當(dāng)初獲證時,可能因為時間緊倉促沒有真正對團隊結(jié)合公司的實際情況開展培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致團隊對ISO管理體系標準知識存在一知半解的情況,不能將ISO管理體系標準要求與實際工作粘合在一起,所以:
1.結(jié)合公司的實際情況組織團隊開展“ISO管理體系正確認知”培訓(xùn),確保團隊從思想上正確認知ISO管理體系。
2.結(jié)合公司內(nèi)部的實際情況組織團隊開展深度“ISO管理體系”標準知識培訓(xùn),確保團隊正確理解ISO管理體系標準,并能運用到實際工作中。
結(jié)合公司的實際情況,重新策劃ISO管理體系職能分配,將ISO管理體系標準各過程精準合理分配到各部門,形成職能分配矩陣圖表,便于各部門精準理解執(zhí)行;其次結(jié)合職能分配矩陣圖細化分解各部門、各崗位的質(zhì)量管理權(quán)責(zé),形成條理清晰、主次分明、簡單易懂的各部門、各崗位管理權(quán)責(zé)說明書。
組織檢討原確定的管理目標,找出不合適、不恰當(dāng)?shù)哪繕?,重新劃分界定,以確保各部門的管理目標完全符合各自的核心管理權(quán)責(zé),同時在公司內(nèi)部建立管理目標管理機制,督促目標落地,防止變成口號。
第四:組織修正完善ISO管理體系,以確保ISO管理體系真正符合企業(yè)的實際情況
由于當(dāng)初申請獲證時,因為:
1.時間緊
2.經(jīng)驗缺
3.認知偏
建立的ISO管理體系可能沒有真正從企業(yè)的實際情況出發(fā),甚至可能東搬西抄,拼湊而成的ISO管理體系文件,純粹就是為了獲證,而沒有真正考慮到落地,所以,不妨:
1:收集各部門在ISO管理體系實施過程中的意見或建議
2:組織識別ISO管理體系存在的不適宜的地方
3:將ISO管理體系與企業(yè)現(xiàn)行的管理制度比對,能融合在一起的務(wù)必要融合
4:再次組織各部門對ISO管理體系逐級文件進行會審,找出不符合和不實用的地方
根據(jù)收集到的上述意見或建議,確定ISO管理體系文件修正完善計劃,逐一修正完善,并與相關(guān)部門一起討論會審,確保修正后的ISO管理體系文件符合性與適宜性,目的就是保證ISO管理體系文件在公司內(nèi)部能與日常的工作習(xí)慣充分吻合,讓ISO管理體系文件變成公司內(nèi)部各部門、各崗位、各人員開展工作的準則,必要時可以邀請專業(yè)的、負責(zé)的、貼心的咨詢、輔導(dǎo)與培訓(xùn)機構(gòu)協(xié)助修正完善。
由于當(dāng)初建立ISO管理體系時,只是編寫了文件,沒有與文件同步建立流程,導(dǎo)致各部門、人員看到厚厚一摞的ISO管理體系文件時內(nèi)心就抵觸、就抗拒,及時不抗拒、不抵觸,也很難在工作開展過程中時刻記得ISO管理體系文件的要求,隨著時間就會拋棄ISO管理體系文件完全按照經(jīng)驗開展工作,為了確保修正完善后的ISO管理體系文件能真正有效落實到日常工作中,不妨將其整理形成易記、易懂的流程。
分部門、分層次組織團隊開展ISO管理體系文件培訓(xùn)學(xué)習(xí),確保所有人都能正確理解ISO管理體系
文件的要求,杜絕在公司內(nèi)部存在多種理解,導(dǎo)致在落實執(zhí)行過程中存在更大的偏差。
在公司內(nèi)部建立健全ISO管理體系激勵考核機制,督促和保障ISO管理體系真正持續(xù)落地產(chǎn)生效益。
對公司ISO內(nèi)審隊伍重新進行培訓(xùn),以實戰(zhàn)落地為導(dǎo)向,以能力提升為目標,在公司內(nèi)部真正培養(yǎng)一支專業(yè)化的ISO管理體系內(nèi)審隊伍;其次在公司內(nèi)部建立內(nèi)審成員激勵機制。
定期到各部門、各崗位指導(dǎo)ISO管理體系的實施,聆聽意見或建議,及時引導(dǎo)疏通,解惑答疑,確保精準理解,保障有效實施,必要時調(diào)整ISO管理體系文件要求,迎合實施人員的需求,只要不違背公司的質(zhì)量管理原則。
在公司內(nèi)部定期組織落地化的ISO管理體系內(nèi)審活動,進一步確保修正完善后的ISO管理體系更加符合公司的實際情況,真正與公司的各項業(yè)務(wù)過程完全融合,杜絕兩層皮的情況,消除對ISO管理體系不理解、錯誤理解的情況。